Planung und Konzeption Homeoffice
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Planung und Konzept im Home Office
Hybrides Arbeiten – die flexible Kombination aus mobilem Arbeiten und Präsenz im Büro oder auf dem Firmengelände – hat sich in Industrie und Großunternehmen von einer Ausnahme zur strategischen Norm entwickelt. Angetrieben durch die Erfahrungen der Pandemie, technologische Fortschritte (Cloud Computing, Kollaborationstools, sichere Netzwerke) und den Wettbewerb um Talente sind die Erwartungen der Mitarbeitenden an selbstbestimmte Arbeitsorte und -zeiten stark gestiegen. Gleichzeitig verstärken Kostendruck, steigende Energiepreise und ESG-Verpflichtungen den Bedarf an effizienterer Raumnutzung und Emissionsreduzierung. Hybridmodelle gelten als Möglichkeit, den Raumbedarf flexibler zu gestalten, Pendelzeiten zu verkürzen, die Widerstandsfähigkeit gegenüber Störungen zu erhöhen und die Attraktivität des Arbeitgebers zu steigern.
Für Industrieunternehmen mit gemischter Belegschaft (Produktion, Entwicklung, Verwaltung, Forschung & Entwicklung, Service) bringen Hybridkonzepte zusätzliche Komplexität mit sich: Während Produktionsarbeitsplätze physisch an die Räumlichkeiten gebunden sind, können wissensintensive Tätigkeiten dezentral organisiert werden. Facility Management (FM) fungiert als Schnittstelle zwischen Raum, Infrastruktur, Dienstleistungen, Arbeitssicherheit und IT/Datenschutz und koordiniert somit die Rahmenbedingungen. Der Homeoffice-Arbeitsplatz wird zu einem rechtlich relevanten „erweiterten Arbeitsplatz“, der nicht nur ergonomisch, sondern auch organisatorisch im Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz in die Unternehmensprozesse integriert werden muss. Vor diesem Hintergrund ist ein methodisch fundiertes, normenbasiertes und zugleich praxisorientiertes Design unerlässlich.
Strukturierte Planung für effizientes Home Office
- Aktuelle Trends und Treiber
- Relevanz für das Facility Management
- Problemstellung
- Ziele und Struktur
- Definition und Zielgruppe
- Arbeiten im Homeoffice
- Homeoffice
- Mobiles Arbeiten
- Hybridarbeit
- Unterscheidungen mit praktischer Relevanz
- Klassifizierungs- und Planungsprinzipien
- Flächenindikatoren
- Desk-Sharing-Modelle und Workpoint-Strategien
- Rückzugsbereiche und Kooperationszonen
- Gestaltung des Homeoffice-Arbeitsplatzes
- IT- und AV-Infrastruktur
- Mindeststandards für Endgeräte und AV
- Schlussfolgerung und Handlungsempfehlungen
- Spezifische Empfehlungen
- Priorisierte nächste Schritte
- Letzter Impuls
Aktuelle Trends und Treiber
Flexible Raumkonzepte und Desksharing: Zielbelegungsgrade, differenzierte Zonen (Zusammenarbeit, Konzentration, Rückzug), projekt- und teamorientierte Belegung; Planung auf Basis von DIN 277 und ergonomischen Standards.
Digitale Arbeitsplatz- und Raumökosysteme: Buchungs- und Zugangssysteme, Sensoren, Live-Belegungsüberwachung, Integration in IWMS/CAFM; Daten als Grundlage für Simulationen (Spitzen-/Durchschnittswerte) und Portfolioentscheidungen.
Konvergenz von FM, IT und HR: Endpunktstandardisierung, AV-Setups, VPN/MDM, Patch-/Asset-Management, Onboarding-/Offboarding-Prozesse; Governance und gemeinsame Service-Levels über Funktionsgrenzen hinweg.
Regulierung und Einhaltung: Umsetzung der Arbeitsplatzverordnung und der technischen Regeln für Telearbeit, DGUV-Anforderungen (z. B. V3, DGUV-Informationen), Datenschutz gemäß DSGVO (Privacy-by-Design), IT-Sicherheitsgesetz 2.0 und KRITIS-spezifische Anforderungen, Managementsysteme (ISO 41001, ISO 45001, ISO/IEC 27001).
Gesundheit und Ergonomie: Belastungen durch Bildschirmarbeit (DIN EN ISO 9241), Möbel (DIN EN 1335, DIN EN 527), Beleuchtung (DIN EN 12464-1), Akustik (DIN 18041, DIN 4109), thermischer Komfort (DIN EN ISO 7730, DIN EN 16798-1); psychosoziale Aspekte und Schulung.
Nachhaltigkeit und Kreislaufwirtschaft: Reduzierung des Pendelverkehrs, energieeffiziente Landnutzung, ressourcenschonende Geräte (WEEE-konforme Entsorgung), Lebenszyklus- und TCO-Betrachtungen.
Governance und Mitbestimmung: Betriebsvereinbarungen über mobiles Arbeiten, Schutzanforderungen für sensible Bereiche (F&E, kritische Infrastruktur), differenzierte Rollenkonzepte und Dokumentation.
Facility Management ist verantwortlich für die sichere, vorschriftsmäßige und wirtschaftliche Bereitstellung von Arbeitsumgebungen – in Gebäuden und zunehmend auch in Privathaushalten. Dies hat konkrete Auswirkungen:
Raum- und Flächenmanagement: Ableitung von Arbeitsplatz-/Mitarbeiterverhältnissen, Definition von Zielbelegungsgraden, Umstrukturierung und Reduzierung von Schreibtischen, bedarfsorientierte Dienstleistungen (Reinigung, Catering, Sicherheit).
Integration des Homeoffice: Ausstattung, Bereitstellung und Prüfung der Betriebsmittel (DGUV V3), Mindeststandards für Ergonomie, Risikobewertungen, Schulungen, Dokumentation und Auditierbarkeit.
IT/AV-Integration: Mindestanforderungen an Endgeräte, Konferenztechnik, Netzwerksicherheit, MDM und Verschlüsselung; Schutz sensibler FM-Daten in CAFM/IWMS-Systemen gemäß DSGVO.
Governance und Prozesse: Rollenklärung (FM, IT, HR, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Betriebsrat), Genehmigungs- und Eskalationswege, SLA/OLA, End-to-End-Prozesse von der Beschaffung bis zur Rückgabe.
Daten- und Leistungsmanagement: Festlegung von KPIs für Flächeneffizienz, Auslastung, Servicequalität und HSE-Konformität; kontinuierliches Reporting als Managementinstrument.
Risiko- und Haftungsmanagement: Umsetzung gemäß den Normen (ArbStättV, ASR, DIN/EN/ISO, DGUV), Verifizierung und Audit-Trails, zielgruppenorientierte Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Auditoren.
Problemstellung
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, hybride Arbeitsmodelle ganzheitlich umzusetzen, ohne dabei Zielkonflikte zwischen Flexibilität, Compliance, Sicherheit, Kosteneffizienz und Nutzererfahrung zu erzeugen. Die Herausforderung liegt weniger in einzelnen Maßnahmen als vielmehr in deren koordinierter Integration: Rechtskonforme Homeoffice-Arbeitsplätze, flexible Raumkonzepte, robuste IT-/AV-Infrastrukturen, saubere Daten- und Prozessketten sowie effektive Governance müssen Hand in Hand gehen. Gleichzeitig erfordert die Heterogenität industrieller Umgebungen – von Hochsicherheitsbereichen bis hin zu kreativen Arbeitsumgebungen – differenzierte Lösungen und zuverlässige Skalierbarkeit über Standorte und Länder hinweg. In der Praxis führt das Fehlen standardisierter Referenzmodelle häufig zu isolierten Lösungen, Kommunikationslücken und Compliance-Risiken.
Ziele und Struktur
Ziel dieses Beitrags ist es, ein standardbasiertes, praxisorientiertes Nachschlagewerk für die Einführung, den Betrieb und die Skalierung hybrider Arbeitsmodelle aus der Perspektive des Facility Managements in Industrie- und Großunternehmen bereitzustellen.
Konkret soll es…
Die Begriffe wurden präzisiert und Unterscheidungen (Telearbeit, Homeoffice, mobiles Arbeiten) zur Gewährleistung einer rechtskonformen Anwendung festgelegt.
Der rechtliche und normative Rahmen wird systematisch verdichtet.
Organisationsrollen, Governance und Rechenschaftspflicht in der Praxis umgesetzt,
Räumliche und flächenbezogene Konzepte, einschließlich Buchungs- und Zugangslogik, sind umfassend ausgearbeitet.
Anforderungen an Heimarbeitsplätze, Ergonomie, Gesundheitsschutz und Risikobewertung festgelegt,
Elektrische Sicherheit, IT-/AV-Infrastruktur und Datenschutz werden integriert betrachtet.
FM-IT-Schnittstellen und Datenmanagement erläutert,
Die Prozesse für Ausrüstung, Wartung und Rücksendungen sind durchgängig standardisiert.
Raummanagement, Reservierungssysteme und Überwachungs-KPIs definiert,
Es wurden Skalierungsszenarien, bewährte Verfahren und Zukunftsperspektiven vorgestellt, sowie
Es werden Handlungsempfehlungen und Checklisten für die Umsetzung bereitgestellt.
Die Struktur folgt dieser Logik
Nach Definitionen und Abgrenzungen wird der rechtliche und regulatorische Rahmen vorgestellt. Darauf aufbauend werden die organisatorischen Anforderungen und die Gestaltung physischer und digitaler Arbeitsumgebungen beschrieben. Arbeitsschutz und Risikobewertungen werden als zentrale Säulen detailliert erläutert. Anschließend werden Prozesse, Systeme und Leistungskennzahlen (KPIs) für das Management eingeführt, bevor Szenarien, Fallstudien und Trends die Übertragbarkeit und Weiterentwicklung veranschaulichen. Ein Anhang mit editierbaren Checklisten, Vorlagen und KPI-Definitionen unterstützt die praktische Umsetzung.
Definition und Zielgruppe
Der Fokus liegt auf dem Anwendungsbereich in Deutschland/der EU, unter Bezugnahme auf relevante DIN-, EN- und ISO-Normen sowie die DGUV-Vorschriften und die ArbStättV. Das Dokument richtet sich an Facility-Management-Manager, Immobilienabteilungen von Unternehmen, Arbeitsschutzbeauftragte, IT- und Datenschutzbeauftragte, Personalverantwortliche und Betriebsräte in Industrie- und Großunternehmen. Branchenspezifische Besonderheiten (z. B. kritische Infrastrukturen, Anforderungen an den Schutz von Forschung und Entwicklung) werden berücksichtigt; betriebsspezifische Betriebsvereinbarungen werden als Rahmen anerkannt, jedoch nicht im Detail standardisiert.
Arbeiten im Homeoffice
Telearbeit ist in § 2 Abs. 7 der Arbeitsplatzverordnung (ArbStättV) definiert und bezeichnet einen dauerhaft eingerichteten Computerarbeitsplatz in der Privatwohnung des Arbeitnehmers, der vertraglich vereinbart und vom Arbeitgeber ausgestattet wurde.
Wesentliche Elemente:
Schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer (einschließlich Arbeitszeitaufteilung, Dauer).
Bereitstellung und Einrichtung der notwendigen Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber.
Ersteinrichtung und Risikobewertung des jeweiligen Telearbeitsplatzes; Anwendung der Arbeitsplatzverordnung und der entsprechenden technischen Vorschriften (ASR).
„Heimbüro“ ist kein rechtlich definierter Begriff. Im allgemeinen Sprachgebrauch umfasst er zwei Formen:
Telearbeit im Sinne der Arbeitsplatzverordnung (siehe oben).
Mobiles Arbeiten von zu Hause aus (vorübergehendes Arbeiten ohne fest eingerichteten Telearbeitsplatz).
Wesentliche Unterscheidung:
Nur bei Telearbeit gelten die spezifischen Anforderungen der Arbeitsplatzverordnung (ArbStättV) für den Heimarbeitsplatz uneingeschränkt. Für „Homeoffice“ als mobile Arbeit im häuslichen Umfeld gelten die allgemeinen Pflichten nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) (z. B. Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung), jedoch ohne die Pflicht des Arbeitgebers zur vollständigen Ausstattung eines festen Arbeitsplatzes. In der Praxis regeln Betriebsvereinbarungen Mindeststandards (z. B. ergonomische Grundausstattung, Kostenerstattung).
Anmerkung: „Heimarbeit“ im Sinne des Home Work Act (HAG) ist etwas anderes (extern festgelegte, überwiegend vertragliche Arbeitstätigkeiten außerhalb des Unternehmens) und ist nicht Gegenstand dieses Beitrags.
Merkmale:
Kein vom Arbeitgeber bereitgestellter fester Arbeitsplatz; wechselnde Arbeitsumgebung.
Anwendung des Arbeitsschutzgesetzes, des Arbeitszeitgesetzes und der DGUV-Grundsätze; die Arbeitsplatzverordnung gilt nicht für willkürliche mobile Arbeitsumgebungen, wohl aber für vom Arbeitgeber bereitgestellte Bereiche Dritter (z. B. firmeneigene Satellitenbüros).
Verstärkter Fokus auf Schulung, Selbstorganisation, Datensicherheit und angemessene Mindeststandards (Headset, Datenschutzschild, sichere Netzwerkverbindung).
Es handelt sich nicht um einen juristischen Begriff, sondern um eine Beschreibung:
Regeln bezüglich Anwesenheit und Fernarbeitsquoten (z. B. 40/60), team- oder aufgabenbezogen.
Aktivitätsbasiertes Arbeiten: verschiedene Raumtypen und Dienstleistungen für Konzentration, Zusammenarbeit und Rückzug.
Prozess- und Systemintegration: Buchungs- und Zugangslogik, Ausrüstung, IT/AV-Standards, Datenschutz, Arbeitssicherheit und KPI-basierte Steuerung.
Unterscheidungen mit praktischer Relevanz
Wechselndes Telearbeiten: eine Mischung aus dauerhaft eingerichtetem Telearbeiten und Anwesenheit im Büro; uneingeschränkte Anwendung der Arbeitsplatzverordnung für den Telearbeitsort von zu Hause aus.
Coworking-Spaces gelten rechtlich als externe Geschäftsräume bzw. Räumlichkeiten Dritter. Für vertraglich vereinbarte, regelmäßig genutzte Räume sind die Anforderungen der Arbeitsplatzverordnung (ArbStättV) für diese Standorte zu beachten; Datenschutz und Zutrittskontrollkonzepte sind gesondert zu regeln.
Flexible Arbeitszeiten vs. flexibler Arbeitsort: Zeitmodelle ändern nichts an den Verpflichtungen zum Arbeitsschutz; Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Dokumentationspflichten gelten unabhängig vom Arbeitsort.
Klassifizierungs- und Planungsprinzipien
Hybride Arbeitsmodelle verlagern den Fokus von festen, personengebundenen Arbeitsplätzen hin zu nutzungsorientierten Raumangeboten. Aus Planungssicht bedeutet dies, dass nicht jeder Mitarbeiter jederzeit einen eigenen Schreibtisch benötigt; stattdessen steigt der Bedarf an vielfältigen Zonen für Zusammenarbeit, konzentriertes Arbeiten, informellen Austausch und Rückzug. Erfolgreiche Konzepte kombinieren verlässliche Kennzahlen zur Raumleistungsbewertung nach DIN 277 mit tatsächlichen Nutzungsdaten und vorausschauender Kapazitätsplanung (Spitzen-/Durchschnittsauslastung), gesteuert durch Buchungs- und Zutrittskontrollsysteme, die nahtlos in die Facility-Management-Prozesse integriert sind.
Leitprinzipien:
Aktivitätsorientiertes Arbeiten mit klar definierten Nutzungsarten (Fokus, Zusammenarbeit, Projekt, Soziales, Unterstützung).
Datengesteuerte Kontrolle (Präsenzprofile, Buchungs- und Sensordaten) statt starrer Quoten.
Nutzerzentrierte Vielfalt und Zugänglichkeit, kombiniert mit standardisierten, skalierbaren Bausteinen.
Für eine einheitliche Planung und Berichterstattung ist die klare Terminologie der DIN 277 unerlässlich. Relevante Parameter:
Bruttogeschossfläche (BGF): Summe aller Geschossflächen der einzelnen Geschosse eines Gebäudes.
Nettogeschossfläche (NFA): Bruttogeschossfläche (GFA) abzüglich bebauter Geschossfläche (CFA); aufgeteilt in
Nutzbare Fläche (NUF): Bereiche, die dem tatsächlichen Zweck dienen (z. B. Büro-, Besprechungs-, Projektbereiche).
Technischer Bereich (TF): Bereiche für technische Ausrüstung.
Verkehrsfläche (CA): Korridore, Treppen, Zugänge.
Wichtige Leistungsindikatoren für das Management in Bezug auf die Nutzfläche:
m²/Arbeitsplatz (WP): NUF oder NGF pro nutzbarer Arbeitsstation.
NGF/Arbeitsplatz oder NGF/MA: Beziehung zur Belegschaft oder zur Gruppe der autorisierten Benutzer.
WP/MA: Workpoint-Verhältnis, zentral verwaltet im Desksharing-System.
Hinweis:
Die praktischen Werte hängen von der Gebäudestruktur und dem Ausstattungsstandard ab. In aktivitätsbasierten Büros liegt die Nettonutzfläche (NUF) pro Arbeitsplatz typischerweise zwischen 10 und 14 m² und die Nettogeschossfläche (NGF) pro Arbeitsplatz zwischen 18 und 25 m². Entscheidend sind einheitliche Definitionen und Messmethoden an allen Standorten, nicht absolute Zielwerte.
Desksharing beschreibt die gleichzeitige Nutzung eines Schreibtisches durch verschiedene Personen. Drei archetypische Modelle:
Hot Desking (ohne Reservierung): Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Maximale Raumausnutzung, hohes Risiko von Unsicherheit und Sucheffekten; geeignet für Bereiche mit kurzen Verweilzeiten.
Hoteling (mit Reservierung): Arbeitsplätze und Zimmer werden zeitbasiert gebucht; dies erhöht die Planung, ermöglicht die Vorbereitung von Serviceleistungen (z. B. Reinigung beim Auschecken) und reduziert den Suchaufwand.
Team-Nachbarschaften: Zonen werden Teams oder Funktionen zugeordnet, mit frei buchbaren Arbeitsplätzen innerhalb der Zone; fördert den Zusammenhalt und ermöglicht gleichzeitig ein Gleichgewicht zwischen den Zonen.
Wichtigste Parameter:
WP/MA-Verhältnis: Berechnet aus der erwarteten gleichzeitigen Anwesenheit (Gleichzeitigkeit) und einem Sicherheitspuffer. Beispiel: 1.000 autorisierte Mitarbeiter, erwartete gleichzeitige Anwesenheit 0,55, Sicherheits-/Spitzenpuffer 10 % → WP = 1.000 × 0,55 × 1,10 = 605; WP/MA = 0,61.
Zielauslastungsgrad: Prozentsatz der belegten Arbeitsplätze während der Spitzenzeiten. Es wird empfohlen, die Auslastung so zu gestalten, dass sie 75–85 % nicht überschreitet, um kurzfristige Schwankungen abzufedern.
Mischung der Sitzplatztypen: Verhältnis von konzentrierten Arbeitsplätzen zu Kollaborationsplätzen. Richtwert: 60–70 % konzentrierte Arbeitsplätze, 30–40 % Kollaborations- und Projektplätze, abhängig von der Tätigkeit und der Unternehmenskultur.
Leistungsmodule für Workpoints:
Grundausstattung: höhenverstellbarer Tisch (DIN EN 527), ergonomischer Stuhl (DIN EN 1335), Monitor(e), Dockingstation, Peripheriegeräte; Beleuchtung nach EN 12464-1, Akustik nach DIN 18041.
Besondere Merkmale: Touchdown-Bereiche, Steh-Sitz-Bänke, geräuscharme Bänke, akustisch wirksame Elemente; Telefonzellen und Einzelarbeitsräume für vertrauliche Gespräche.
Rückzugsbereiche (Fokus/Vertraulich):
Einzelkabinen (Telefon-/Fokuskabinen, 2–4 m² pro Sitzplatz) mit hoher Schalldämpfung, Sichtschutzwänden und guter Belüftung.
Bibliothekszonen/Ruhezonen mit klaren Verhaltensregeln, akustischer Zonierung und indirekter Beleuchtung.
Barrierefreie Ruhezonen; ergonomisch gleichwertig mit Standardarbeitsplätzen.
Kollaborationszonen:
Besprechungsräume in verschiedenen Größen (2–4, 6–8, 10–12, >12 Personen) mit AV-Standards für hybride Meetings (Kamera, Mikrofonarrays, Displays).
Projekt-/Scrum-Bereiche mit flexibler Möblierung, Pinnwand-/Whiteboard-Bereichen und Medienausstattung im Raum.
Informelle Treffpunkte/Gemeinschaftszentren (Cafébereiche, Lounges) zur Förderung des sozialen Zusammenhalts.
Zielvision und Prinzipien
Der Heimarbeitsplatz – insbesondere im Fall von Telearbeit gemäß der Arbeitsplatzverordnung (ArbStättV) – ist ein vollwertiger Computerarbeitsplatz. Er muss ergonomisch gestaltet, sicher und für die jeweilige Aufgabe geeignet sein und gleichzeitig die spezifischen Gegebenheiten der häuslichen Umgebung berücksichtigen.
Relevante Referenzen sind beispielsweise:
Möbel: DIN EN 1335 (Bürodrehstühle), DIN EN 527 (Bürotische).
Beleuchtung: DIN EN 12464-1 (Beleuchtung von Arbeitsplätzen – Innenräume).
Raumklima: DIN EN ISO 7730 (PMV/PPD), DIN EN 16798-1 (Raumklimakategorien).
Akustik: DIN 18041 (Raumakustik), DIN 4109 (Schalldämmung in Gebäuden), ASR A3.7 (Lärm).
Zusätzlich: ASR/ArbStättV-Grundsätze in Bezug auf Flächen, Verkehrswege und Arbeitsschutzpflichten.
Zielbild des digitalen Arbeitsplatzes
Die IT- und AV-Infrastruktur bildet das Rückgrat hybrider Arbeitsmodelle. Sie muss zuverlässig, sicher, zugänglich und global skalierbar sein – von Endnutzern im Homeoffice bis hin zu Kollaborationsplattformen und Raumtechnik im Büro. Zu den Leitprinzipien gehören Informationssicherheitsmanagement gemäß ISO/IEC 27001, Datenschutz gemäß DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung/Datenschutzvoreinstellungen) und ein umfassendes Lebenszyklusmanagement für Geräte und Dienste.
Endgeräte
Laptop/Workstation mit aktueller CPU, 16 GB RAM (Office/VC) oder 32 GB (Engineering/Media), SSD ≥ 256–512 GB.
Hardware-Sicherheitsmodul (TPM 2.0 oder Secure Enclave), Secure Boot, moderne WLAN/Bluetooth-Standards (Wi-Fi 6/6E, BT 5.x).
Kamera: mindestens 1080p/30fps, Autofokus, gute Leistung bei schwachem Licht; Sichtschutzblende.
Mikrofon/Headset: USB- oder Bluetooth-Headset mit Breitband-Audio, Geräuschunterdrückung/ENC; für den stationären Einsatz Tischmikrofon oder Freisprecheinrichtung mit Echounterdrückung und Beamforming.
Lautsprecher: Geringe Verzerrung, ausreichende Lautstärke für klare Sprachwiedergabe; Headset wird zur Vermeidung von Rückkopplungen empfohlen.
Peripheriegeräte: Dockingstation (USB-C/Thunderbolt), bei Bedarf externe Webcams, 24-27"-Displays für Ergonomie und Bildschirmfreigabe.
AV-Qualitätsziele
Sprachübertragung: 16 kHz Bandbreite (Breitband) oder höher, Roundtrip-Latenz < 150 ms, Jitter < 30 ms, Paketverlust < 1%.
Video: 1080p als Standard; automatische Anpassung bei geringer Bandbreite (SVC/AV1/H.264).
Barrierefreiheit: Live-Untertitel, Transkripte, Kompatibilität mit Bildschirmleseprogrammen, Bedienbarkeit über die Tastatur; Headset-Kompatibilität für Hörgeräte, einstellbare Farbkontraste.
Zusammenfassung der wichtigsten Anforderungen
Hybrides Arbeiten hat sich in Industrie- und Großunternehmen als dauerhaftes Betriebsmodell etabliert und erfordert ein integriertes Betriebsmodell: rechtskonforme Gestaltung (Arbeitsschutzgesetz, Betriebsstättenverordnung/Technische Regeln für Arbeitsstätten, DGUV), normenbasierte Ergonomie (DIN EN 1335/EN 527, EN 12464-1, EN ISO 7730/EN 16798-1, DIN 18041/DIN 4109), robuste elektrische Sicherheit (DGUV V3), hohe IT/AV-Standards mit Informationssicherheit (ISO/IEC 27001) und Datenschutz (DSGVO, Privacy by Design) sowie ein FM-gestütztes Raum- und Servicekonzept mit Buchung, Zutrittskontrolle, Belegungsüberwachung und KPI-basierter Steuerung (ISO 41001/45001). Der Homeoffice-Arbeitsplatz wird zu einem auditierbaren „erweiterten Arbeitsplatz“, dessen Ausstattung, Risikobewertung und Geräteprüfung in durchgängigen Prozessen gemanagt werden müssen. Entscheidend für den Erfolg sind eine klare Governance, konsistente Datenmodelle (IWMS/CAFM ↔ ITAM/ITSM ↔ Buchung/Zutrittskontrolle), Dienstleistungen, die Schwankungen im Spitzen-/Durchschnittsmodus unterstützen, und eine Kultur, die Gesundheitsschutz, Datenschutz und Fairness ernst nimmt.
Unverzichtbar
Governance und Recht: Richtlinie für hybrides Arbeiten, Unternehmensvereinbarungen (Buchung/Datenschutz), klare RACI-Matrix (FM, IT, HR, HSE, DSB); Eignungsprüfung der Aktivitäten.
Arbeitssicherheit: Gefährdungsbeurteilung für mobiles Arbeiten; im Falle von Telearbeit zusätzliche arbeitsplatzbezogene Gefährdungsbeurteilung gemäß Abschnitt 2 Absatz 7 der Arbeitsplatzverordnung; jährliche Schulung und Wirksamkeitsprüfung.
Ergonomie und Ausstattung: Mindeststandards nach DIN EN 1335/EN 527, Beleuchtung nach EN 12464-1; Checklisten und Inbetriebnahmeprotokolle.
Elektrische Sicherheit: DGUV V3 Erst- und regelmäßige Inspektionen; risikobasierte Intervalle; Inventar, Inspektionsaufkleber, vollständige Aufzeichnungen in IWMS/CAFM.
IT/IS/DSGVO: MFA, Festplattenverschlüsselung, MDM/UEM-Konformität, VPN/ZTNA; Datenschutz durch Technikgestaltung bei Buchungs-/Sensortechnologie (Datenminimierung, kurze Speicherdauer, Datenverarbeitungsvereinbarungen, ggf. Datenschutz-Folgenabschätzung).
Buchung/Zugang: Reservierung mit Check-in/Check-out, automatischer Freigabe, Regeln bei Nichterscheinen; Zugangsrechte im Rahmen der Buchung; barrierefreie Nutzung.
KPIs/Berichterstattung: Kernset für Flächeneffizienz, Spitzen-/Durchschnittswerte, Nichterscheinen, Service-SLA, HSE-Konformität (GBU/DGUV-Quote); monatliche Überprüfungen.
Sehr empfehlenswert
Strategie für Desk-Sharing: WP/MA basierend auf Parallelität und 95. Perzentil; Team-Nachbarschaften; Fokus auf kleine Besprechungsräume und Telefonzellen.
Prozesse: Austauschlogistik für DGUV-Testzyklen; Reinigung auf Abruf und Catering-Prognose anhand von Buchungsdaten; AV-Standards pro Raumgröße, Fernverwaltung.
Daten und Qualität: Standardisierte Schreibtisch-IDs/Zonencodes; API-basierte Integrationen; KPIs für Datenverwaltung und Datenqualität.
Psychosoziale Gesundheit: Regeln zur Erreichbarkeit, Hygiene bei Besprechungen, Führungskräftetraining; BGM/EAP-Dienste.
Veränderung/Kommunikation: Mikro-Lernen, In-App-Anleitung, „Sie sagten – wir taten“.
Mai – optionale/weiterführende Bildung
Digitale Zwillinge und KI-Prognosen zur Optimierung von Raumaufteilung und Auslastung; Anomalieerkennung gegen „Geisterbuchungen“.
Dritte Orte/Coworking unterliegen klaren Sicherheits-/Datenschutz- und Arbeitsschutzbestimmungen.
Nachhaltigkeitsmodule: CO2-KPI pro belegtem Arbeitsplatz, Green-IT-Standardeinstellungen, Refurbish-First-Strategie.
0–30 Tage
Lenkungsausschuss und CAB einrichten; RACI-Matrix finalisieren.
Entwurf des Richtlinienpakets (Hybridrichtlinie, Buchungs-/No-Show-Richtlinie, Datenschutzhinweise); Abstimmung des Entwurfs mit dem Betriebsrat/Datenschutzbeauftragten.
Definieren Sie KPIs und Datenquellen; erstellen Sie einen Basisbericht.
31–90 Tage
Gerätekatalog (Kits) und Checklisten für die Inbetriebnahme fertigstellen; Rahmenvereinbarungen abschließen.
Konfigurieren Sie die Buchungsplattform (Check-in/automatische Freigabe, Berechtigungen, Integrationen mit IWMS/SSO); definieren Sie Pilotgebiete.
Einführung von GBU-Vorlagen und Selbstbewertung; Beginn von Schulungen (Ergonomie, IT-Sicherheit, Datenschutz).
Operationalisierung des DGUV V3-Prozesses einschließlich Austauschlogistik; Harmonisierung des Bestandsmanagements (Anlagen-/Schreibtisch-ID).
3–6 Monate
Einführung von Pilotprojekten/Pilotwellen; intensive Betreuung, Einbeziehung der gewonnenen Erkenntnisse in Standards.
Die Zimmeraufteilung sollte den Nutzungsdaten angepasst werden (Verwendung kleiner Zimmer/Boxen erhöhen, Verwendung großer Zimmer reduzieren).
Einführung von Reinigungs- und Catering-Prognosen auf Abruf; Einrichtung einer AV-Fernverwaltung.
Psychosoziale Maßnahmen (Verfügbarkeit, Hygiene bei Besprechungen) sollten verpflichtend sein; Führungskräfte sollten entsprechend geschult werden.
6–12 Monate
Portfoliooptimierung: WP/MA gemäß dem 95. Perzentil verfeinern; Desk-Culling und Re-Stacking iterativ durchführen.
Stärkung der Daten-Governance: Dashboards zur Datenqualität, automatisierte Löschvorgänge; jährliche Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Internationale Skalierung: Lokale Anpassungen (Arbeitsrecht/Datenschutz), globale KPI-Transparenz; Konsolidierung der Lieferketten für wiederaufbereitete/WEEE.
Evaluieren und erweitern: KI-gestützte Prognosen/Anomalieerkennung; digitale Zwillinge an Leuchttürmen.
Letzter Impuls
Hybrides Arbeiten kann langfristig erfolgreich sein, wenn das Facility Management aktiv die Rolle des Integrators übernimmt: durch konsequente Umsetzung von Standards, Nutzung von Daten als Steuerungsinstrument, Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz von Anfang an und Berücksichtigung der Nutzerperspektive. So entstehen anpassungsfähige, wirtschaftliche und gesunde Arbeitsumgebungen – revisionssicher heute und zukunftssicher morgen.