Hybrides Arbeiten: Homeoffice im Facility Management

Während unserer gemeinsamen Tage in der FM-Werkstatt führen wir unsere Kreativmeetings durch, optimieren Projektablaufpläne und entwickeln Innovationen. Theoretisch könnten wir dies auch virtuell tun, doch in der Praxis erweisen sich diese Besprechungstage als wertvolle „Motivationsbooster“. Die Energie von diesen kreativen Meetings und Besprechungstagen hält bei Kunden, Führungskräften und im Team lange an. Wir schätzen die persönliche Interaktion, das gemeinsame Arbeiten und den direkten Austausch vor Ort.

Trotzdem würden wir diese Vorteile nicht gegen die Freiheiten des Remote-Work im Home-Office eintauschen. Die Kombination aus gelegentlichen Präsenztagen und vorherrschender Fernarbeit ist es, die erfolgreich ist. Hybrides Arbeiten vereint das Beste aus beiden Arbeitswelten.

Ein gut ausgestatteter Heimarbeitsplatz mit ebenso guter technischer Ausstattung ist unerlässlich. Der Umgang mit Arbeitszeit und persönlichem Leben erfordert eine gewisse Fertigkeit. Viele Menschen haben sich zu Hause eingerichtet, Alltagsroutinen entwickelt und die Vorteile des Remote-Work erkannt. Der Weg ins Büro entfällt.

Diese neue Freiheit birgt jedoch Herausforderungen: Die Teamkommunikation und der Teamzusammenhalt müssen gefördert werden, Missverständnisse treten auf und die Kommunikation verläuft nicht immer reibungslos. Der Arbeitsrhythmus in vielen Unternehmen pendelt sich neu ein: Mitarbeitende arbeiten an einigen Tagen der Woche im Home-Office und kehren für den Rest der Zeit ins Büro zurück. Das Hybrid-Office erfreut sich wachsender Beliebtheit — und damit ergeben sich auch neue Herausforderungen.

Es ist klar ersichtlich, dass die Einführung des hybriden Arbeitens bevorsteht. Dieses hybride Arbeitsmodell bringt zahlreiche Veränderungen mit sich. Ein Wandel zeigt sich in der Transformation des städtischen Umfelds, da hybride Arbeitskräfte nicht mehr zwingend im Stadtzentrum leben müssen. Stattdessen zieht es sie vermehrt in die Vororte.

Arbeitnehmende, die nur noch zwei bis drei Tage pro Woche im Büro präsent sein müssen, sind eher bereit, längere Pendelzeiten in Kauf zu nehmen. Da die Immobilienpreise in den Vororten spürbar günstiger sind, können sich viele ein eigenes Heimbüro leisten und bevorzugen daher einen Wohnort außerhalb des Stadtzentrums.

Mitarbeitende, die hauptsächlich remote arbeiten, werden vermehrt in ländliche Gegenden oder sogar ins Ausland ziehen.

Büros wandeln sich zu Orten der Begegnung und Kreativität. Um soziale Interaktion zu ermöglichen, sind moderne, offene und ansprechende Büroflächen an attraktiven Standorten erforderlich. Einzelne isolierte Büros werden durch Besprechungsräume ersetzt. Das Büro nähert sich den Coworking Spaces an und wird zu einem Ort für kreative, informelle und vernetzte Arbeitsaktivitäten.

Professionals streben nach hybrider Arbeit. Unternehmen laufen Gefahr, Spitzenkräfte zu verlieren, wenn sie diese Präferenz nicht berücksichtigen. Führungskräfte fördern flexible Arbeitsbedingungen als Wettbewerbsvorteil, anstatt am traditionellen "9-to-5"-Modell festzuhalten.

Nicht alle Aufgaben können im Home-Office erledigt werden.

Mitarbeitende in der Produktion, im Gesundheitswesen und im Dienstleistungssektor arbeiten in der Regel stationär. Diese Berufe lassen ein Arbeiten von zu Hause oftmals schlichtweg nicht zu.

Rund 40 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden zukünftig in einer hybriden Arbeitsweise zwischen Home-Office und Büro agieren. Konkret bedeutet dies bei vielen, dass sie drei Tage pro Woche im Büro und zwei Tage zu Hause arbeiten. Diese Gruppe umfasst Personen, die persönliche Interaktion benötigen, um produktiv zu sein und ihre Teams zu leiten. Dennoch ermöglichen ihre Aufgaben, einige Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten.

Etwa 10 Prozent der Angestellten werden in Zukunft komplett remote arbeiten. Diese Gruppe umfasst Mitarbeitende in qualifizierten Dienstleistungsbereichen wie der IT, den Finanzen und der Lohnbuchhaltung.

0 Arbeitsplätze - 10 % der Mitarbeitenden arbeiten fast ausschließlich remote und benötigen keinen physischen Arbeitsplatz vor Ort.

40 Arbeitsplätze - 20 % der Mitarbeitenden arbeiten nach dem Modell eins zu vier und benötigen an einem Tag pro Woche einen Arbeitsplatz, hauptsächlich für Meetings und kreative Tätigkeiten.

80 Arbeitsplätze - 20 % der Mitarbeitenden arbeiten nach dem Modell zwei zu drei und benötigen an zwei Tagen pro Woche einen Arbeitsplatz, überwiegend für Meetings und kreative Tätigkeiten.

120 Arbeitsplätze - 20 % der Mitarbeitenden arbeiten nach dem Modell drei zu zwei und benötigen an drei Tagen pro Woche einen Arbeitsplatz, vorwiegend für Meetings und kreative Tätigkeiten.

200 Arbeitsplätze - 20 % der Mitarbeitenden arbeiten nach dem Modell vier zu eins und benötigen an vier Tagen pro Woche einen festen Arbeitsplatz.

100 Arbeitsplätze - 10 % der Mitarbeitenden arbeiten an fünf Tagen pro Woche an einem festen Arbeitsplatz.

440 Arbeitsplätze wären bei einer 100%igen Gleichzeitigkeitsquote erforderlich.

308 Arbeitsplätze werden bei einer maximalen Gleichzeitigkeitsquote von 70 % benötigt.

Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer am eigenen Arbeitsplatz während der Anwesenheit im Unternehmen wird mit 50 % angenommen. Daher sind selbst die 308 Arbeitsplätze nicht kontinuierlich belegt.

An einem hybriden Arbeitsplatz haben flexible Mitarbeitende die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann sie pendeln möchten. Sie können sich uneingeschränkt auf ihre Aufgaben fokussieren, ohne von den Geräuschen und Unterbrechungen einer traditionellen Büroumgebung gestört zu werden. So können sie dann arbeiten, wenn sie sich am produktivsten fühlen – sei es mitten in der Nacht oder früh am Morgen. Die Stille spielt eine wichtige Rolle für effizientes und konzentriertes Arbeiten.

Die Möglichkeit, nach eigenem Ermessen zu arbeiten, wann und wo es ihnen passt, wirkt sich äußerst positiv auf die Zufriedenheit der Angestellten aus. Dieser positive Einfluss hat diverse Gründe – angefangen bei den psychologischen Vorteilen der vollständigen Kontrolle über den Tagesablauf bis hin zur Freude, mit einem Haustier an der Seite zu arbeiten. Die Option, sich leger anzuziehen, mehr zu kochen und mehr Zeit mit der Familie zu verbringen, kann ebenfalls zu einer gesteigerten Stimmung beitragen.

Die Mitarbeitenden schätzen die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens, gehen mit diesem Vertrauensvorschuss verantwortungsvoll um und sind deshalb oft motivierter, um den Vorteil des Home-Office nicht zu gefährden. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur engagierte Mitarbeitende, sondern auch eine gesteigerte Mitarbeiterbindung.

Die Kombination aus flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum Arbeiten von zu Hause aus führt zu einer um 10 Prozent höheren Mitarbeiterbindung und sogar zu einer um 91 Prozent gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit.

In einem hybriden Büro werden fest zugewiesene Schreibtische überflüssig. Stattdessen ist für ein erfolgreiches Hybridbüro eine Auswahl an vielseitigen Räumlichkeiten erforderlich, die darauf ausgerichtet sind, Mitarbeitende bei verschiedenen Aufgaben zu unterstützen. Das reicht von Stehschreibtischen für die Arbeit an eigenen Laptops bis hin zu entspannten Lounges für zwanglose Kaffeegespräche im Team oder schallgedämpften Kabinen für Telefonkonferenzen. Anstatt fester Schreibtische kann jede Person jeden Tag an einem anderen Platz arbeiten.

Nachdem Unternehmen mittels Buchungssystemen ermittelt haben, wie viele Mitarbeitende zu bestimmten Zeiten im Büro anwesend sein werden, können sie die Kosten für Miete, Bürobedarf und andere geschäftliche Ausgaben erheblich senken. Neben den Büroflächen fallen auch die Kosten für Drucker, Telefonanlage, Kaffeemaschine, Mitarbeiterparkplätze und gesunde Snacks im hybriden Setup deutlich geringer aus. Diese Kosten summieren sich auf etwa 10.000 € pro Vollzeitbeschäftigtem pro Jahr. Im Home-Office tragen Mitarbeitende diese Kosten selbst oder erhalten eine entsprechende Entschädigung vom Arbeitgeber. Bei hybriden Teams entfallen die Kosten zwar nicht vollständig, können jedoch erheblich reduziert werden. Trotz der Tatsache, dass Arbeitnehmende im Home-Office Strom, Wasser, Heizkosten, Kaffee, Getränke und Obst selbst tragen, ergibt sich in der Regel dennoch ein deutlicher finanzieller Vorteil. Die geringeren Transport- und Verpflegungskosten aufgrund fehlender Restaurantbesuche machen sich bemerkbar.

Bei Telearbeit erweitert sich der Wirkungsbereich. Wenn die physische Präsenz nur an bestimmten Tagen erforderlich ist, sind Arbeitnehmer bereit, längere Strecken in Kauf zu nehmen. Die erweiterte Abdeckung erhöht die Möglichkeit, Spitzenkräfte zu finden und langfristig zu halten.

Die Möglichkeit, durch Hybrid-Arbeit die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern einzustellen und ihre Vielfalt als Stärke zu betrachten, stellt einen Wettbewerbsvorteil dar. Unternehmen, die eine ethnische Vielfalt im Management fördern, haben eine um 35 Prozent höhere Wahrscheinlichkeit, positive finanzielle Renditen zu erzielen. Bei Unternehmen mit geschlechtlicher Diversität im oberen Viertel der Belegschaft ist die Chance auf eine bessere Rendite um 15 Prozent höher als der Branchendurchschnitt.

Hybrid-Arbeit bietet die Gelegenheit, weitere talentierte Köpfe einzustellen und von ihrer Vielfalt und Diversität zu profitieren.

Nachhaltigkeit spielt eine wesentliche Rolle für das Home-Office. Sowohl Kunden als auch Mitarbeitende legen großen Wert auf dieses Thema und bevorzugen Unternehmen, die ihre Werte und Visionen teilen.

Das Remote-Arbeiten wird durch den erheblich reduzierten Energieverbrauch der Personen im Home-Office unterstützt. Aufgrund des Wegfalls von Pendelstrecken verbrauchen Remote-Arbeitende weniger Treibstoff, stehen weniger im Verkehrsstau und tragen somit weniger zur Emission von Abgasen und Feinstaub bei — besonders in Zeiten einer drohenden Energiekrise ein äußerst bedeutsamer Faktor.

Mit zunehmender Entfernung zum Arbeitsplatz werden Mitarbeitende unglücklicher. Das Pendeln beansprucht Zeit und beeinträchtigt die Gemütslage. Je länger die tägliche Pendelstrecke ausfällt, desto weniger zufrieden sind die Personen mit ihrem Lebensstil. Durch die Beseitigung des Pendelns gewinnen Angestellte im Home-Office kostbare Zeit zurück und können ihre Work-Life-Balance besser gestalten.

Dennoch ist Vorsicht geboten, um sicherzustellen, dass die neu gewonnene Zeit nicht durch zusätzliche Arbeit ersetzt wird und dadurch das Arbeitspensum und der Stresspegel steigen. Die Gefahr eines Burnouts im Home-Office ist deutlich höher als bei der Arbeit im Büro.

In der Praxis berichten viele Befürworter des Hybrid-Office, dass ihnen kurze Ruhepausen oder eine schnelle Kaffeepause mit einem Familienmitglied ein Gefühl von Zufriedenheit, Gesundheit und Ausgeglichenheit vermitteln.

Um im Home-Office produktiv zu arbeiten, ist es wichtig, klare Grenzen zwischen beruflichen und privaten Angelegenheiten zu ziehen. Ununterbrochene Arbeitszeiten ohne die Verantwortung für Kinderbetreuung oder Pflichten wie Hundespaziergänge zu haben, ist entscheidend. Nur auf diese Weise kann das Arbeiten von zu Hause langfristig erfolgreich sein und nicht zu einer zusätzlichen Belastungsprobe werden.

Die Möglichkeit des Remote-Work bietet innerhalb der familiären Strukturen eine erhöhte Flexibilität. Wenn beispielsweise Kinder zur Spielgruppe gebracht werden müssen, kann dies während einer Pause erledigt werden. Auch das Auffüllen des Kühlschranks oder Einkaufen in der Mittagspause ist durchaus realisierbar. Sich während der Arbeitszeit nach dem Wohlbefinden der Mutter zu erkundigen, fällt ebenfalls leichter, wenn man im Home-Office arbeitet, im Vergleich zum Großraumbüro.

Mitarbeitende, die im Remote-Modus arbeiten, neigen dazu, mehr Arbeitsstunden zu leisten. Die Besorgnis, als wenig engagiert wahrgenommen zu werden, wenn man nicht physisch im Büro ist, führt oft zu einer Überkompensation durch längere Arbeitszeiten und eine dauerhafte Erreichbarkeit. Aus diesem Grund besteht bei einem hybriden Arbeitsmodell die Gefahr, dass sich eine Kultur der Überarbeitung einschleicht.

Eine angemessene Unternehmenskultur und klare Richtlinien sind hierbei von entscheidender Bedeutung.

Ein hybrider Arbeitsplatz sollte unabhängig vom Standort reibungslos funktionieren. Die gleichen cloudbasierten Produktivitätslösungen, die das Arbeiten im Home-Office ermöglichen, sollten auch im Büro, in Cafés oder an anderen frei gewählten Arbeitsplätzen verfügbar sein. Das bedeutet, dass jedem Mitarbeiter die benötigte Hardware und Software zur Verfügung gestellt wird, darunter Laptops, Tablets und Smartphones mit allen notwendigen Cloud-Anwendungen.

Durch eine geeignete Mischung an Kommunikationstools, wie beispielsweise Teams und Office 365, kann der Informationsfluss technisch gewährleistet werden, um den Bedürfnissen des Teams gerecht zu werden.

Ein hybrider Arbeitsplatz beinhaltet die Möglichkeit für Unternehmen, ihren Mitarbeitern die Entscheidung zu überlassen, ob sie im Home-Office oder im Büro arbeiten möchten und welcher Bürobereich am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt. Sie können konkret wählen, ob sie sich an einem ruhigen Ort auf eine vertiefende Aufgabe konzentrieren oder sich bei einem Kaffee mit Kollegen austauschen möchten. Hierfür stehen Buchungs-Apps für Arbeitsplätze zur Verfügung.

Das Bürolayout erfordert Gemeinschaftsbereiche für Breakout-Sessions, separate Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten und flexible Konferenzräume, die schnell umgewandelt oder umgebucht werden können.

Ein hybrides Büro zeichnet sich durch Flexibilität aus, sowohl mit Steckdosen an den Plätzen für das Aufladen als auch mit großen Konferenzbildschirmen, um eine problemlose Verbindung mit Kollegen herzustellen.

An einem hybriden Arbeitsplatz kann es manchmal eine Herausforderung sein, Beziehungen im Team aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Wenn man nicht im selben Raum arbeitet, ist es nicht einfach, mal kurz am Schreibtisch vorbeizugehen. Auch informelle Aktivitäten wie das Spielen am Kickertisch, lockere Gespräche und gemeinsame Feierabendgetränke können entfallen. Das Home-Office birgt das Potenzial für soziale Isolation.

Die Tage im Präsenzbüro sind bewusst für den Austausch vorgesehen und von enormer Bedeutung – sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten sich dessen vollkommen bewusst sein.

Für Personen, die nicht physisch anwesend sind, gestaltet es sich schwieriger, Lob und Anerkennung für ihre erbrachte Arbeit zu erhalten. Heimarbeiter erfahren seltener Gehaltserhöhungen und Beförderungen im Vergleich zu Büroarbeitern, obwohl ihre Leistungen oft nachweisbar besser sind.

Wenn die Arbeit von Mitarbeitern und ihre Erfolge im Home-Office nicht ausreichend gewürdigt werden, neigen viele Remote Worker dazu, freiwillig ins Büro zurückzukehren.

In der Regel erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Anerkennung und werden bei Beförderungen oder Gehaltserhöhungen häufig übersehen. Dieser Faktor trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der meisten Angestellten bei. Wenn er vernachlässigt wird oder unzureichend behandelt wird, können die Vorteile des Home-Office schnell in den Hintergrund treten.

• IT-Support: Ein effektiver IT-Support ist für eine reibungslose Arbeit im Home-Office unerlässlich. Unternehmen können ihren Mitarbeitern telefonischen oder E-Mail-Support anbieten, um Probleme mit Hard- und Software zu lösen.

• Arbeitsplatzausrüstung: Manche Unternehmen können ihren Mitarbeitern eine Arbeitsplatzausrüstung bereitstellen, einschließlich Computers, Monitoren, Druckern und ergonomischen Möbeln.

• Sicherheit und Datenschutz: Ein Großunternehmen sollte seinen Mitarbeitern ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz im Home-Office garantieren, indem es Maßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und Remote-Zugriffskontrolle bereitstellt.

• Fortbildungs- und Schulungsangebote: Unternehmen können ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, von zu Hause aus an Schulungen und Fortbildungen teilzunehmen, um ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zu verbessern.

• Arbeitszeitflexibilität: Ein Großunternehmen kann seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, von zu Hause aus zu arbeiten, wann es ihnen am besten passt, um eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.

• Zusammenarbeitstools: Unternehmen können ihren Mitarbeitern eine Reihe von Tools bereitstellen, um eine effektive Zusammenarbeit im Home-Office zu ermöglichen, wie z. B. Videokonferenzen, Chat-Tools und Projektmanagement-Software.

• Mentale Gesundheit und Work-Life-Balance: Ein Großunternehmen kann seinen Mitarbeitern eine Vielzahl von Ressourcen bereitstellen, um ihre mentale Gesundheit und Work-Life-Balance zu fördern, wie z. B. Gesundheits- und Wellnessprogramme, Zeitmanagement-Tools und Stressbewältigungsstrategien.

• Buchungssysteme: Raumbuchungssysteme können bei der Organisation des Arbeitsalltags von Remote-Arbeitnehmern hilfreich sein, da sie es ermöglichen, Räume für Meetings, Konferenzen und andere Zusammenkünfte effizient und reibungslos zu buchen.