Remote-Arbeitsfähigkeit kontrolliert herstellen und wieder beenden
Neue Beschäftigte benötigen heute häufig gleichzeitig zwei Arbeitsumgebungen: den Unternehmensstandort und einen mobilen beziehungsweise häuslichen Arbeitsplatz. Ein allgemeines HR-Onboarding reicht dafür nicht aus. Geräte müssen bereitgestellt, Systemzugriffe eingerichtet, Arbeitsplatzregeln erklärt und gegebenenfalls ein Büroarbeitsplatz beziehungsweise Desk-Sharing-Zugang organisiert werden.
„Onboarding“ ist im Glossar der Microsite bereits erwähnt, besitzt aber keine eigene operative Seite. Gleichzeitig verlangen die bestehenden Regelungsseiten ausdrücklich eine kontrollierte Inventarisierung und Rückgabe von Unternehmensausstattung.
Homeoffice-Lebenszyklus strukturiert steuern
Vor Arbeitsbeginn sollte bekannt sein:
welches Arbeitsmodell gilt,
welche Ausstattung erforderlich ist,
welche Systeme benötigt werden,
welcher Bürostandort zugeordnet ist,
ob ein fester oder flexibler Arbeitsplatz besteht,
welche Unterweisungen notwendig sind.
Damit können Arbeitsmittel rechtzeitig bereitgestellt werden.
Remote-Work-Kit standardisieren
Standardisierung reduziert Beschaffungs- und Supportaufwand.
Ein Basispaket kann je nach Organisation beispielsweise umfassen:
Sonderausstattung wird nur bei begründetem Bedarf ergänzt.
Die vorhandene Ausstattungseite betrachtet Homeoffice-Ausstattung bereits als Verbindung von Ergonomie, Beschaffung, Asset Management und Nachhaltigkeit.
Systemzugriffe rollenbasiert aktivieren
Zugriffsrechte sollten aus der Funktion entstehen.
Ein neuer Mitarbeiter benötigt nicht automatisch sämtliche FM-Systeme.
Das Onboarding verbindet deshalb:
Rolle → benötigtes System → Berechtigungsprofil → Freigabe → Aktivierung.
Damit wird das bestehende Systemzugriffsmanagement in den Mitarbeiterlebenszyklus integriert.
Neue Mitarbeitende sollten wissen:
wann Homeoffice möglich ist,
welche Erreichbarkeit erwartet wird,
welche Präsenztage bestehen,
wie Störungen gemeldet werden,
wie Arbeitsmittel verwendet werden,
welche Sicherheitsregeln gelten.
Eine Betriebsvereinbarung allein ersetzt diese praktische Einführung nicht.
Wer keinen dauerhaft zugeordneten Arbeitsplatz im Unternehmen besitzt, benötigt beispielsweise:
Zugang zum Buchungssystem,
Locker beziehungsweise Aufbewahrungsmöglichkeit,
Regeln für Clean Desk,
Informationen zu Teamzonen.
Damit wird das Onboarding zu einem hybriden Workplace-Prozess.
Ein Rollenwechsel kann Auswirkungen haben auf:
Ausstattung,
Systeme,
Homeoffice-Eignung,
Präsenzanforderungen,
Büroarbeitsplatz.
Deshalb sollte nicht nur Eintritt und Austritt, sondern auch interner Funktionswechsel berücksichtigt werden.
Beim Ausscheiden müssen insbesondere:
Unternehmensgeräte zurückgegeben,
Zugriffe gesperrt,
Daten gesichert,
mobile Berechtigungen beendet,
Zubehör und Möbel geklärt werden.
Bei remote arbeitenden Beschäftigten kann zusätzlich Versand- beziehungsweise Abhollogistik erforderlich sein.
Asset- und IT-Prozess synchronisieren
Ein Gerät sollte nicht im Assetregister weiterhin einer ausgeschiedenen Person zugeordnet bleiben, während das Benutzerkonto bereits deaktiviert ist.
IT, FM und HR benötigen deshalb abgestimmte Trigger.
Arbeitsplatzlebenszyklus vollständig organisieren
Professionelles Homeoffice-Onboarding beantwortet:
Welche organisatorischen, digitalen und physischen Voraussetzungen benötigt diese Person, um ab dem ersten Tag sowohl remote als auch am Standort arbeitsfähig zu sein?
Offboarding beantwortet die Gegenfrage:
Wie nehmen wir diese Voraussetzungen vollständig und kontrolliert wieder zurück?
Damit wird hybrides Arbeiten zu einem geregelten Mitarbeiter- und Asset-Lebenszyklus.
