Präsenz gezielt organisieren statt zufällig entstehen lassen
Hybride Arbeit funktioniert nicht automatisch deshalb gut, weil Beschäftigte einige Tage zu Hause und einige Tage im Büro verbringen. Wenn jeder seine Anwesenheit ausschließlich individuell plant, kann ein paradoxes Ergebnis entstehen: Beschäftigte fahren ins Büro, treffen dort aber kaum relevante Kolleginnen und Kollegen.
Die bestehende Homeoffice-Strategie beschreibt das Büro bereits stärker als Ort für kreative Arbeit, persönliche Zusammenarbeit und Meetings und konzentrierte Wissensarbeit häufiger im Homeoffice. Daraus folgt eine neue organisatorische Aufgabe: Präsenz muss einen erkennbaren Zweck erhalten.
Präsenz im hybriden Arbeiten gezielt koordinieren
Präsenzanlässe definieren
Nicht jede Zusammenarbeit profitiert gleichermaßen von physischer Anwesenheit.
Besonders geeignet können beispielsweise sein:
Workshops,
Kreativarbeit,
Projektstarts,
Retrospektiven,
schwierige Entscheidungen,
Onboarding,
persönliche Entwicklungsgespräche,
soziale Teamformate.
Dagegen können individuelle Auswertungen, Dokumentation oder konzentrierte Konzeptarbeit häufig sehr gut remote erfolgen.
Diese Differenzierung erhöht den Wert tatsächlicher Büropräsenz.
Teamtage als koordinierende Struktur
Ein Team kann beispielsweise einen oder mehrere gemeinsame Präsenztage definieren.
Das muss nicht zwangsläufig jede Woche derselbe Tag sein. Entscheidend ist Planbarkeit.
Der Nutzen liegt in:
höherer Begegnungswahrscheinlichkeit,
besser planbaren Workshops,
gezielter Raumbereitstellung,
effizienterer Gastronomie- und Serviceplanung.
Teamtage verbinden damit Organisations- und FM-Perspektive.
Präsenzanker statt starrer Anwesenheitspflicht
Ein Präsenzanker beschreibt Situationen, in denen physische Anwesenheit einen besonderen betrieblichen Wert besitzt.
Beispielsweise:
monatliches Teamreview,
Projektmeilenstein,
Kundentermin,
Standortbegehung.
Damit wird Präsenz stärker an tatsächliche Aufgaben gekoppelt als an eine abstrakte Zahl von Bürotagen.
Eine zu starke Konzentration aller Teamtage auf Dienstag bis Donnerstag kann neue Probleme erzeugen:
Facility Management sollte deshalb Anwesenheitsmuster organisationsweit analysieren und gegebenenfalls mit HR und Führungskräften koordinieren.
Die vorhandene Microsite misst Büroflächenauslastung bereits als eigenen Leistungsindikator.
Buchungsdaten sinnvoll nutzen
Bei Desk Sharing können Arbeitsplatz- und Raumreservierungen eine wichtige Planungsinformation liefern.
Sie zeigen unter anderem:
Reservierungen sollten jedoch nicht automatisch mit tatsächlicher Nutzung gleichgesetzt werden. No-Shows und spontane Anwesenheit müssen berücksichtigt werden.
Planbare Teamtage ermöglichen dem FM eine gezieltere Steuerung von:
Reinigung,
Catering,
Empfang,
Konferenzservice,
Klima und Beleuchtung.
Dadurch lässt sich das Gebäude stärker nach realer Nutzung betreiben.
Autonomie und Koordination ausbalancieren
Ein zu starres Modell kann einen wesentlichen Vorteil hybrider Arbeit wieder beseitigen.
Vollständig individuelle Anwesenheit kann dagegen Team- und Flächenprobleme erzeugen.
Die geeignete Lösung liegt zwischen beiden Extremen.
Büropräsenz mit erkennbarem Mehrwert
Die zentrale Frage sollte deshalb nicht lauten:
„Wie bringen wir die Menschen wieder häufiger ins Büro?“
Sondern:
„Für welche Tätigkeiten schafft gemeinsame Präsenz einen tatsächlichen Mehrwert und wie koordinieren wir diese Präsenz so, dass Teams und Gebäude gleichermaßen funktionieren?“
Damit wird Anwesenheitskoordination zum Bindeglied zwischen Hybrid-Work-Organisation und Facility Management.
