Arbeitsort nach Tätigkeit statt nach Stellenbezeichnung bestimmen
Die Frage, ob eine Tätigkeit für Homeoffice geeignet ist, wird häufig zu grob beantwortet. „Büroarbeitsplatz“ gilt als remote-fähig, „technische Tätigkeit“ als Präsenzaufgabe. In der Praxis bestehen jedoch innerhalb fast jeder Funktion unterschiedliche Tätigkeitsanteile.
Auch Facility Manager können beispielsweise Berichte, Ausschreibungen oder Datenanalysen sehr gut remote bearbeiten und müssen gleichzeitig für Begehungen, technische Entscheidungen oder Nutzertermine vor Ort sein.
Die bestehende Grundprinzipien-Seite betont deshalb bereits, dass Flexibilität nicht freie Ortswahl bedeutet, sondern Aufgaben dem jeweils geeigneten Arbeitsort zugeordnet werden sollten.
Homeoffice-Eignung nach Tätigkeit bewerten
Tätigkeit in Arbeitsbausteine zerlegen
Statt eine komplette Stelle pauschal zu beurteilen, sollte betrachtet werden, welche Tätigkeiten tatsächlich ausgeführt werden.
Beispiel Objektleitung:
Reporting,
Rechnungsprüfung,
Dienstleistergespräche,
Gebäudebegehungen,
Störungseskalation,
Nutzerkommunikation,
Projektbesprechungen.
Einige dieser Aufgaben sind remote gut möglich, andere benötigen Standortpräsenz.
Daraus ergibt sich ein differenziertes Rollenprofil.
Eine Tätigkeit eignet sich besonders gut für Homeoffice, wenn sie:
digital durchführbar ist,
keine physische Anlagen- oder Nutzerpräsenz verlangt,
sichere Systemzugriffe besitzt,
eigenständig bearbeitet werden kann,
geeignete Kommunikation ermöglicht.
Präsenz wird dagegen wichtiger bei:
physischen Kontrollen,
technischen Eingriffen,
persönlicher Serviceleistung,
Material- oder Warenbezug,
situationsabhängiger Führung vor Ort.
Kritikalität berücksichtigen
Nicht allein die Tätigkeit, sondern auch die Verantwortungsfunktion ist relevant.
Ein technischer Leiter kann große Teile seiner Verwaltungsarbeit remote erledigen. Gleichzeitig muss geklärt sein, wie bei einer kritischen Störung kurzfristig ein handlungsfähiger Ansprechpartner am Standort verfügbar ist.
unterschieden werden.
Nicht immer muss dieselbe Person vor Ort sein, solange die Organisation funktionsfähig bleibt.
Teamabhängigkeit betrachten
Manche Aufgaben sind einzeln gut remote möglich, werden aber problematisch, wenn ein ganzes Team dieselben Präferenztage auswählt.
Die Rolleneignung muss deshalb mit der Team- und Anwesenheitsplanung verbunden werden.
Ein geeignetes Modell beantwortet:
Welche Mindestbesetzung benötigen wir?
Welche Funktionen müssen gleichzeitig erreichbar sein?
Welche persönlichen Treffen schaffen besonderen Nutzen?
Informationsschutz einbeziehen
Tätigkeiten mit besonders vertraulichen Daten können zusätzliche technische oder räumliche Voraussetzungen benötigen.
Entscheidend ist nicht pauschal, dass solche Tätigkeiten zu Hause ausgeschlossen sind, sondern ob Vertraulichkeit und Systemsicherheit dort angemessen gewährleistet werden können.
Die Microsite besitzt hierfür bereits eigenständige Seiten zu Datenschutz, Informationssicherheit und Systemzugriff.
Für häufige Funktionen kann ein einfaches Raster hilfreich sein:
überwiegend remote-fähig,
hybrid geeignet,
überwiegend präsenzgebunden,
situationsabhängig.
Zusätzlich werden konkrete Präsenzanlässe festgelegt.
Damit muss nicht jeder einzelne Antrag wieder bei null bewertet werden.
Rollen regelmäßig überprüfen
Digitalisierung kann bisher präsenzgebundene Tätigkeiten remote-fähiger machen.
Umgekehrt kann eine neue Führungs- oder Betreiberfunktion höhere Standortpräsenz erfordern.
Das Rollenmodell sollte deshalb mit Organisationsänderungen fortgeschrieben werden.
Die richtige Arbeit am richtigen Ort
Die entscheidende Frage lautet nicht:
„Wie viele Homeoffice-Tage darf diese Stellenbezeichnung haben?“
Sondern:
„Welche Tätigkeiten können an welchem Arbeitsort am wirksamsten erledigt werden, ohne Servicekontinuität, Führung und betriebliche Verantwortung zu beeinträchtigen?“
Damit wird Hybrid Work von einer pauschalen Personalregel zu einem funktionalen Arbeitsmodell.
