Homeoffice-Ausstattung benötigt einen eigenen Betriebsprozess
Ein Unternehmen kann mehrere tausend Arbeitsmittel außerhalb seiner Standorte im Einsatz haben: Monitore, Headsets, Dockingstations, Stühle und weitere Geräte. Die vorhandene Homeoffice-Ausstattungsseite behandelt Beschaffung, Kostenkontrolle, Asset Management und Nachhaltigkeit bereits grundsätzlich.
Was bislang fehlt, ist der operative Prozess nach der erstmaligen Bereitstellung.
Arbeitsmittel im Homeoffice zuverlässig steuern
Arbeitsmittel eindeutig zuordnen
Unternehmenseigentum sollte nachvollziehbar einem Beschäftigten beziehungsweise einem Arbeitsplatz zugeordnet sein.
Geeignete Informationen sind:
Asset-ID,
Gerät oder Möbel,
Seriennummer,
Nutzer,
Bereitstellungsdatum,
Standort,
Status.
Nicht jedes geringwertige Zubehör benötigt dieselbe Detailtiefe. Das Assetmodell sollte wirtschaftlich angemessen sein.
Homeoffice-Ausstattung kann:
Je standardisierter der Prozess ist, desto einfacher werden Beschaffung und Support.
Sonderlösungen sollten begründet und dokumentiert bleiben.
Defekte Arbeitsmittel schnell austauschen
Ein defekter Monitor ist nicht nur ein Assetproblem. Er kann die Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen.
Deshalb sollte festgelegt sein:
wie ein Defekt gemeldet wird,
wer ihn bewertet,
wann Ersatz bereitgestellt wird,
ob Rücksendung erforderlich ist,
wie Garantieansprüche behandelt werden.
Der bestehende Service Desk kann als zentraler Eingangskanal dienen; die Microsite sieht bereits die Koordination von Homeoffice-Ausstattung und Betriebsmittelversorgung als Supportaufgabe.
Ersatzgeräte nach Kritikalität vorhalten
Nicht jedes Gerät benötigt einen Expressaustausch.
Bei zentraler IT-Hardware kann ein schneller Ersatz jedoch wesentlich sein.
Ein Service-Level kann beispielsweise unterscheiden zwischen:
arbeitsverhindernd,
erheblich einschränkend,
Komfortproblem.
Damit wird Logistik wirtschaftlich priorisiert.
Reparaturen nicht unkontrolliert privat durchführen lassen
Unternehmenseigene Geräte sollten nicht ohne abgestimmten Prozess geöffnet oder repariert werden. Die bestehende Homeoffice-Checkliste weist bereits darauf hin, dass defekte bereitgestellte Betriebsmittel nicht eigenmächtig repariert werden sollen.
Dadurch bleiben Sicherheit, Garantie und Eigentumsstatus nachvollziehbar.
Wiederverwendung organisieren
Zurückgegebene Arbeitsmittel müssen nicht automatisch entsorgt werden.
Ein Rücknahmeprozess kann unterscheiden:
unmittelbar wiederverwendbar,
technisch prüfen,
reinigen oder aufbereiten,
reparieren,
ausmustern.
Gerade Monitore, Möbel und Zubehör können über mehrere Mitarbeiterzyklen eingesetzt werden.
Möbel als Assets berücksichtigen
Homeoffice-Logistik ist nicht nur IT.
Bei bereitgestellten Stühlen oder Tischen entstehen zusätzliche Fragen:
Transport,
Montage,
Zustand,
Rückholung,
Wiederverwendung,
Lagerung.
Diese Prozesse benötigen gegebenenfalls externe Logistikpartner.
Diese Prozesse benötigen gegebenenfalls externe Logistikpartner.
HR-Ereignisse sollten einen Rückgabeprozess auslösen.
Die bereits vorhandene Regelungsseite fordert ausdrücklich klare Inventarisierung und Rückgaberegelungen für Unternehmensausstattung.
Verlust,
Diebstahl,
Beschädigung
gemeldet und bearbeitet werden.
Der Prozess sollte zunächst auf Sicherung und Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit ausgerichtet sein.
Homeoffice als dezentralen Assetbestand führen
Die zentrale FM-Perspektive lautet:
Ein Arbeitsmittel verschwindet nicht aus unserer Verantwortung, nur weil es die Unternehmensimmobilie verlässt.
Ein professioneller Lifecycle verbindet daher Beschaffung, Ausgabe, Nutzung, Support, Austausch, Rückgabe und Wiederverwendung zu einem durchgängigen dezentralen Assetprozess.
