Eine einmal eingeführte Homeoffice-Regelung darf nicht dauerhaft ungeprüft bleiben
Arbeitsmodelle verändern sich. Beschäftigte wechseln Rollen, Teams wachsen, Büroflächen werden angepasst und technische Systeme entwickeln sich weiter. Ein Homeoffice-Modell, das bei seiner Einführung sehr gut funktionierte, kann nach mehreren Jahren nicht mehr zur Organisation passen.
Die bestehende Microsite enthält bereits Monitoring und kontinuierliche Optimierung sowie einen Prozess für stabile Arbeitsmodelle. Was fehlt, ist ein konkreter regelmäßiger Review des einzelnen beziehungsweise organisatorischen Homeoffice-Setups.
Homeoffice regelmäßig prüfen und revalidieren
Eine Überprüfung kann zeitbezogen erfolgen, beispielsweise:
jährlich oder
alle zwei Jahre.
Zusätzlich sollten Ereignisse einen Review auslösen:
Rollenwechsel,
Umzug,
geänderte Homeoffice-Quote,
neue IT-Sicherheitsanforderungen,
erhebliche Organisationsänderung,
wiederkehrende Arbeitsfähigkeitsprobleme.
Damit bleibt das Modell aktuell.
Zu prüfen ist zunächst:
Welches Modell wird tatsächlich praktiziert?
Entspricht es noch der Vereinbarung?
Haben sich Präsenzerfordernisse verändert?
Ist der häusliche Arbeitsplatz weiterhin vorhanden?
Dies verhindert die schrittweise Entkopplung von Richtlinie und Realität.
Arbeitsmittelstatus überprüfen
Ein Homeoffice-Arbeitsplatz kann über Jahre technisch altern.
Der Review betrachtet beispielsweise:
Gerätealter,
Defekte,
ergonomische Ausstattung,
nicht mehr benötigte Assets,
Ersatzbedarf.
Damit entsteht ein geplanter Lifecycle statt ausschließlich reaktiver Reparatur.
Rollen- und Systemrechte abgleichen
Beschäftigte wechseln häufig Aufgaben, während Zugriffsrechte bestehen bleiben.
Ein Review kann deshalb prüfen:
Benötigt die Person diese Systeme und Berechtigungen weiterhin?
Das ergänzt das bestehende Systemzugriffsmanagement.
Arbeits- und Gesundheitsschutz berücksichtigen
Homeoffice und vergleichbare mobile Arbeit unterliegen weiterhin grundlegenden Anforderungen an Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Die DGUV empfiehlt ausdrücklich eine angemessene Beurteilung der Arbeitsbedingungen und bietet hierfür unter anderem Homeoffice-Check-ups an.
Der Review kann daher auch die vorhandene Gefährdungsbeurteilungslogik aktualisieren.
Produktivität nicht über permanente Kontrolle bewerten
Revalidierung sollte keine versteckte individuelle Überwachungsmaßnahme werden.
Sinnvoller sind Fragen wie:
Funktioniert Zusammenarbeit?
Werden Service-Level erreicht?
Ist die Erreichbarkeit ausreichend?
Treten strukturelle Probleme auf?
Funktioniert die Büro-/Homeoffice-Verteilung?
Die Microsite versteht Produktivität bereits als wirksame und fristgerechte Aufgabenerfüllung, nicht als bloße physische Anwesenheit.
Beschäftigte können Hinweise geben zu:
Ausstattung,
Zusammenarbeit,
Büropräsenz,
Buchungssystemen,
Support,
ergonomischen Problemen.
Ein Review verbindet damit quantitative und qualitative Informationen.
Organisationsebene ebenfalls überprüfen
Neben Einzelarbeitsplätzen muss das gesamte Arbeitsmodell bewertet werden.
Beispielsweise:
Büroauslastung,
Flächenbedarf,
Meetingräume,
Servicekosten,
Teampräsenz,
IT-Supportvolumen.
Damit werden Homeoffice- und Immobilienstrategie synchron gehalten.
Ein Review kann enden mit:
Homeoffice als dynamisches Betriebsmodell verstehen
Der Review beantwortet regelmäßig:
Passt die ursprünglich vereinbarte Arbeitsform noch zu Tätigkeit, Person, Technik und Organisation?
Damit wird Homeoffice nicht als einmalige Einführung behandelt, sondern als dauerhaft zu steuernder Bestandteil des betrieblichen Arbeitsplatzsystems.
